Viking 1914 + Creas A/S Projekt, Dänemark

Kunde

Viking 1914 + Creas A/S, Dänemark

Branche

Internethandel

Jahr

2014-jetzt

Odoo Version

8

Erbrachte Dienstleistungen

  • POS System
  • Buchhaltungssystem
  • Lagerbestandssystem
  • Kurier Integration
  • Entwicklung von Onlineshop

Herausforderung

Viking 1914 ist eine dänische Marke für Büroartikel. Die vom Kunden gestellte Aufgabe lautete, ein effizienteres Geschäftsmanagementsystem für E-Kommerz zu entwickeln und einzuführen. Bis dato nutzte der Kunde ein von einem dänischen Unternehmen entwickeltes Geschäfts-managementsystem, ein ziemlich unflexibles und mehr an dänische Unternehmen angepasstes System. Der wesentliche Mangel des alten Systems lag darin, dass jede Änderung bzw. Optimierung viel Zeit und Geld kostete. Die Hauptanforderungen an das neue Geschäftsmanagementsystem waren Flexibilität und niedrige Kosten.

Arbeitsprozess

Damit Sie besser die Abläufe der Arbeit unseres Teams verstehen, fangen wir mit einer kurzen Einleitung an. Bei der Annahme eines Auftrags ist nicht immer sofort klar, wie der Auftrag technisch und funktionsmäßig umgesetzt werden kann. Ein einfaches Beispiel: Der Kunde sagt: „Wir wollen eine Lösung, damit alle Anrufe im System registriert werden können.“ Diese Information allein ist für uns zu knapp. Wir müssen wissen, welche Informationen gespeichert werden sollen: Uhrzeit, Datum, Dauer, Anrufer, Gesprächsinhalt usw., und wie man diese Informationen behandeln soll. Deshalb reden wir mit jedem Kunden so lange, bis wir die Aufgabe bis ins kleinste Detail verstehen.

Nachdem der Kunde Viking 1914 den Wunsch zur Änderung des Geschäftsmanagementsystems geäußert hatte, fanden drei Treffen mit den Vertretern des Unternehmens in Form von Workshops statt. Als Referenzpunkt, von dem alle Änderungen ausgegangen sind, haben wir die Erfassungsprozesse gewählt. Mit der Chefbuchhalterin, der „rechten Hand“ des Leiters des Unternehmens, haben wir die Buchführungsprozesse analysiert und zusammengestellt. Wir studierten das Management der Abläufe im Unternehmen und machten die Mitarbeiter mit der Funktionalität von Odoo bekannt. Ein kurzes Beispiel: Bei der Analyse der Prozesse wurde folgende Frage gestellt: „Wie kann ich in diesem System erfahren, wie hoch die Schulden eines bestimmten Kunden sind?“ Wir zeigten, wie man vorgeht. Die Mitarbeiter erprobten unsere vorgeschlagene Variante und sagten uns, wo Informationen fehlen, was noch eingetragen werden sollte und wie sie gewöhnlich das System nutzen. In diesen drei Workshops haben wir jeden Ablauf geprüft, korrigiert und nach den besten, für beide Parteien akzeptablen Lösungen gesucht.

Nach der Inbetriebnahme des neuen Systems begann die Übertragung der Daten aus dem alten System auf die Odoo-Plattform. Wir haben die Belegschaft des Unternehmens darauf hingewiesen, dass ab einem bestimmten Datum mit dem neuen System gearbeitet werden soll. So zeigten sich in Realzeit die Fehler: z. B. was nicht bzw. nicht richtig gemacht worden war oder was den Fachleuten, die das System täglich nutzen sollen, noch erklärt werden muss. Wir korrigierten Fehler, schulten Mitarbeiter und beantworteten Fragen. Nachdem sich die Mitarbeiter nach einer bestimmten Zeit an das neue System gewöhnt hatten, führten wir weitere Funktionen ein. So begann erneut ein Test- und Schulungskreis.

Das gesamte Projekt wird in mehreren größeren Abschnitten des Geschäftsmanagementsystems verwirklicht. Für jeden Abschnitt haben wir eine Probefrist zur Fehlerbeseitigung bzw. zur Realisierung von neuen Vorschlägen festgelegt. Einer der kompliziertesten Abschnitte war die Übertragung des E-Shops aus dem alten System in die achte Odoo-Version. Wir unterstützten und überwachten den gesamten administrativen Ablauf der Installation des neuen Systems und der Übertragung der alten Daten und entwickelten dabei neue E-Kommerz-Möglichkeiten.

Größte Herausforderung

Die größte Herausforderung in der Entwicklung des neuen Geschäftsmanagementsystems waren die Optimierung der Erfassungsprozesse und ihre Übertragung auf die neue Plattform; vor allem, weil wir uns für eine Methode entschieden haben, bei der in die gemeinsamen Erfassungsprozesse auch die Lageroperationen miteinbezogen werden sollten. Wichtig bei einem Projekt solchen Ausmaßes ist es, mögliche Fehler bereits im Vorfeld durchzuspielen. In unserem Fall war die Wahrscheinlichkeit einer hohen Fehlerquote sehr groß. Wir konnten zwar nicht alle potentiellen Fehler voraussehen, aber die „Hauptverbindung“ der Erfassungs- und Lagerprozesse erfolgte schließlich reibungslos und ohne größere Aufregungen.

Nicht nur wir hatten Herausforderungen bei der Änderung des Geschäftsmanagementsystems zu bewältigen. Der Auftraggeber musste auch wichtige Entscheidungen treffen, nämlich sein Rabattsystem überdenken. Als es soweit war, Rabatte, Aktien, kostenfreie Waren und andere Informationen in das Odoo-System zu übertragen, wurde klar, wie kompliziert und unflexibel das alte System war. Wir schlugen deshalb vor, gemeinsam dieses System einfacher zu gestalten. Bevor wir den Änderungsprozess einleiteten, schien dem Auftraggeber das alte System einfach und klar zu sein – nach der Präsentation unserer Version erkannte er, dass die neue Lösung bedeutend effektiver ist.

„Vor allem möchte ich die professionelle Einstellung des Teams von Versada zur Arbeit und seine besonderen fachlichen Kompetenzen betonen. Die Organisationsfähigkeit der Mitarbeiter und ihre effektive Zeitplanung haben den gesamten Ablauf unserer Arbeit nicht nur erleichtert und systematisiert, sondern auch Kosten eingespart. Wir sind mit dem Ergebnis der Arbeit vollauf zufrieden, genauso wie mit der fortlaufenden Zusammenarbeit und der Reaktion auf unsere Anfragen. Alle Fachleute sind äußerst freundlich und bestens organisiert. Es ist wichtig zu erwähnen, dass die Kommunikation auf Englisch vorgenommen wurde. Persönlich möchte ich betonen, dass die Fachleute von Versada oft eigene Initiative ergriffen und damit mehr als vereinbart leisteten. So entsprach das Endergebnis nicht nur unseren Erwartungen, sondern übertraf sie auch noch.

Jens V. M. Thomsen

CEO

„Dieses Projekt unterscheidet sich von den anderen nicht nur durch die Kompliziertheit und das Ausmaß der Aufgabe, sondern auch durch die Denkweise des Auftraggebers. Viking 1914 ist ein flexibler und für neue Ideen offener Kunde. Manche Auftraggeber wenden sich an uns nicht mit einer Frage, sondern mit einer eigenen Lösung und möchten, dass wir sie realisieren. Nur in einem von zehn Fällen ist das die beste Entscheidung. Meistens ist es umgekehrt. Solche Voreingenommenheit wird zum Hindernis bei der Ausnutzung unseres eigenen Potenzials und des Potenzials durch eine Zusammenarbeit. Viking 1914 hatte keine Voreingenommenheit, der Auftraggeber stellte Fragen und wartete auf unsere Lösungsvorschläge. Wir haben geredet, diskutiert und zusammen überlegt, was für ein Geschäftsmanagementsystem wichtig und was nur ein leerer Wunsch ist, der keine Funktion erfüllt, jedoch die Kosten des Projektes erhöht. Der Bereitschaft beider Parteien, einander zuzuhören und Argumente zu akzeptieren, ist sehr wichtig – wir schätzen solche Kunden sehr hoch.“

Andrius Preimantas

Projektmanager

Ergebnis

Das Erreichen eines optimalen Ergebnisses hängt in unserem Tätigkeitsbereich von der Kommunikation zwischen dem Auftraggeber und den entsprechenden Fachleuten ab. Der Kunde hat sich für das Odoo-Open-Source-System entschieden, um nicht mehr von einem einzigen Lieferanten abhängig zu sein – der Kostenvoranschlag für das Projekt Viking 1914 war mindestens um das Dreifache kleiner, als wenn ein entsprechender Kostenvoranschlag vom Hersteller eines Systems vorgelegt wäre (z. B. Microsoft).

Zu bedenken ist: Wer eine Software wählt, die nur von einem einzigen Unternehmen hergestellt wird, ist in eine ungute Situation geraten. Jegliche Änderungen können nur von diesem einen Unternehmen vorgenommen werden. Die Alternative ist, das gesamte Geschäftsmanagementsystem durch ein neues zu ersetzen. Das Projekt mit Viking 1914 beweist, dass dies tatsächlich die beste Lösung sein kann.

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